แนวโน้มและเทคโนโลยีในห้องประชุม

แนวโน้มและเทคโนโลยีในห้องประชุม

ในทุก ๆ องค์กรเราปฏิเสธไม่ได้ว่ามีการประชุมอยู่ตลอดเวลาไม่ว่าจะเป็นการประชุมเล็กระหว่างเพื่อนร่วมงานหรือการประชุมใหญ่ ๆ ทั้งแผนก จึงทำให้ห้องประชุมเป็นสถานที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร ห้องประชุมที่ดีจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างสะดวก ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจเนื้อหาการประชุมอย่างชัดเจน และมีเทคโนโลยีมีสะดวกต่อการประชุมมากมาย ในบทความนี้เราจะมาพูดถึงเทรนด์และเทคโนโลยีในปัจจุบันที่ห้องประชุมในองค์กรของท่านควรจะมีและควรจะเป็น

1. 1. Huddle Space เนื่องจากในปัจจุบันวิธีการทำงานแบบ Agile ได้เข้ามามีบทบาททำให้การประชุมกลุ่มย่อยในแต่ละองค์กรเกิดมากขึ้น Huddle Space คือ พื้นที่ประชุมสำหรับกลุ่มเล็ก บางครั้ง Huddle Space จะไม่มีเก้าอี้เพื่อให้การประชุมจบเร็วและตรงประเด็นมากที่สุด นอกจากนี้ Huddle Space ยังไม่จำเป็นต้องเป็นห้องและใช้พื้นที่ขนาดใหญ่ ทำให้ได้รับความนิยมอย่างมาก
   2. Video Conference จากสถานการณ์โควิด-19 ในปัจจุบันทำให้เกิดการประชุมออนไลน์หรือ Video Conference มากขึ้น ทำให้ทุกห้องประชุมที่สร้างขึ้นใหม่ต้องรองรับระบบการประชุมออนไลน์เพื่อให้ผู้เข้าประชุมภายในห้องสามารถประชุมกับผู้ที่ไม่สามารถเข้าประชุมได้หรืออยู่ต่างสถานที่
   3. Wireless Presentation ทุกการประชุมมักมีการนำเสนอข้อมูล สไลด์ต่าง ๆ เพื่อให้ผู้เข้าประชุมทุกคนเข้าใจเนื้อหาที่ประชุม ในสมัยก่อนต้องส่งไฟล์ไปที่คอมของผู้ควบคุมการประชุมซึ่งเชื่อมต่อกับจอภาพทำให้การประชุมไม่สะดวกต่อผู้นำเสนอเป็นอย่างยิ่ง เทคโนโลยี Wireless Presentation จะทำให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องสามารถนำเสนอภาพขึ้นไปยังจอภาพได้อย่างสะดวกโดยไม่ต้องย้ายคอมพิวเตอร์ไปไกล้จอหรือต่อสายต่างๆ
   4. ระบบไมค์ที่ดี การประชุมที่ดีนั้นเริ่มจากการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ไมค์ในปัจจุบันสามารถรับเสียงผู้พูดได้ดีโดยจะโฟกัสเฉพาะทิศที่ผู้พูดอยู่เท่านั้น รวมถึงตัดเสียงจากผู้พูดคนอื่นทำให้เสียงออกมาชัดเจนมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ระบบต้องสามารถเชื่อมต่อไปยัง Video Conference เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมทางไกลได้ยินเสียงที่ตรงกันและชัดเจน
   5. ซอฟแวร์ควบคุมห้องประชุม การควบคุมห้องประชุมนั้นมีหลายองค์ประกอบ เช่น เสียง แสงไฟ จอภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันการควบคุมห้องประชุมสามารถทำได้ด้วยการควบคุมบนแทบเล็ททำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสะดวกในการปรับเสียงจากลำโพงหรือเปิดปิดไฟ จอภาพในจุดต่าง ๆ ทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างไม่ติดขัดและลื่นไหล

จะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีในปัจจุบันได้มาช่วยให้ห้องประชุมธรรมดากลายเป็น Smart Meeting Room ที่ช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างเรียบร้อยกว่าที่ผ่านมา อย่างไรก็ตาม SITEM ได้ให้บริการออกแบบและสร้างห้องประชุมสำหรับองค์กร ครอบคลุมถึงงานบริการดูแลรักษาห้องประชุม เพื่อให้อุปกรณ์ของท่านใช้ได้ดีตลอดอายุการใช้งาน